АНАЛІЗ обліково-статистичної роботи в Радомишльському районному суді Житомирської області за 2015 рік

АНАЛІЗ

обліково-статистичної роботи в  Радомишльському районному суді  Житомирської області за 2015 рік

Радомишльським районним судом Житомирської області проведено аналіз обліково-статистичної роботи суду за 2015 рік.

1. Планування роботи суду з питань діловодства та статистики, стан виконання планів роботи.

Плани роботи Радомишльського районного суду складаються на півріччя та затверджуються головою суду. Плани роботи суду включають в себе наступні розділи: заходи по організації роботи суду,  заходи по аналітичній роботі, питання підвищення кваліфікації, заходи по фінансовому та матеріально – технічному  забезпеченню,  кадрова робота, заходи по інформаційному забезпеченню.

Плани роботи суду мають терміни виконання, передбачених в ньому заходів, виконавців, відмітки про їх виконання та аналітичні довідки про результати виконання запланованих заходів, передбачених планом роботи суду. В кінці кожного півріччя року  на виконання Положення про планування роботи суду складається звіт про виконання Планів роботи суду.

В плані роботи суду  також передбачено проведення занять з працівниками апарату суду та надання методичної допомоги з питань практичного застосування автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3», проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з питань практичного застосування Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, а також проведення аналізу організації роботи суду.

Найбільшу уваги при плануванні роботи суду в 2015 році приділялося заходам по організації роботи суду.

         Відповідно до Методичних рекомендацій про порядок розгляду питань та підготовки матеріалів щодо призначення чи обрання на посаду судді, переведення судді до іншого суду, звільнення з посади судді готуються довідки про показники роботи суддів  Радомишльського районного суду Житомирської області щоквартально.

      Суддями та працівниками  апарату суду надавалися відповіді на запити установ, організацій різних форм власності та скарги (заяви) від громадян.

 Затверджено план роботи архіву суду  на 2016 рік. Проведені засідання ЕК  Радомишльського районного суду  по відбору та знищенню справ.

          Працівниками апарату  Радомишльського районного суду до ТУ ДСА України в Житомирській області, апеляційного суду Житомирської області щоквартально  направлялися:

·  Звіт за формою № 1- ОП та № 1- Л

·     Інформацію про кількість направлених статкарток  за  1 та 2 півріччя  2015 року.

·    Аналітичну інформацію про виконання   Плану заходів  по боротьбі з корупцією за 1 квартал  2015 року та 1 півріччя 2015 року.

·     інформацію про державних службовців, притягнутих до відповідальності за корупційні діяння.

·       інформацію про кількість направлених судових рішень до ЄДРСР.

·   Інформація про кількість кримінальних справ, що перебувають в провадженні суду більше 6 місяців.

· Інформацію про кількість цивільних справ, що перебувають в проваджені суду більше 6 місяців.

·    Інформацію про кількість судових рішень, які містять посилання на рішення Європейського Суду з прав людини.

·               Інформацію щодо осіб,  до яких судом застосовано запобіжний захід у вигляді тримання під вартою.

2. Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення судом правосуддя.

Обробка, облік та контроль документів (справ, матеріалів чи проваджень) в суді  здійснювалася за допомогою автоматизованої системи документообігу комп’ютерної програми «Д-3».

Діловодство в суді ведеться державною мовою.

Обов’язки з ведення первинного обліку справ і матеріалів, розгляд  яких передбачено процесуальним законодавством, з забезпечення заповнення обліково-інформаційних карток, обов’язки зі складання за встановленими формами статистичних звітів про результати розгляду судових справ покладені на секретарів суду.

Наказом керівника апарату суду від 02 січня 2015 року № 3 «Про організаційне забезпечення ведення обліково-статистичної роботи Радомишльського районного суду» передбачено, що помічники суддів та секретарі суду зобов’язані забезпечити відображення у обліково-статистичних картках автоматизованої системи документообігу суду дані винесених процесуальних документів та інформацію про рух справ в автоматизованій системі документообігу суду у день ухвалення відповідних судових рішень (відкриття провадження у справі, попереднє судове засідання, зупинення провадження у справі, відновлення, причини відкладення, виконання окремих ухвал та приводів тощо).

Помічниками суддів та секретарями суду забезпечувалося відображення в обліково-статистичних картках автоматизованої системи документообігу суду даних щодо направлення справ до суду апеляційної (касаційної)  інстанції, видачу виконавчих документів та результатів розгляду справ в апеляційній (касаційній) інстанції, направлення електронної справи (провадження) до апеляційної (касаційної) інстанції, не пізніше дня направлення справи (провадження) у паперовому вигляді до відповідного суду, не приймати при здачі в канцелярію суду справ, де не відображенні в обліково-статистичних картках автоматизованої системи документообігу суду дані винесених процесуальних документів та  інформація про рух справ, та повертлося відповідальним працівникам апарату суду для усунення недоліків, перевіряти при здачі справ до канцелярії суду наявність електронного цифрового підпису у процесуальних документах в автоматизованій системі документообігу суду та у разі відсутності електронного цифрового підпису не приймалися справи, а поверталися відповідальним працівникам суду для усунення недоліків.

Наказами керівника апарату суду визначено відповідальних осіб з числа працівників апарату суду щодо внесення до автоматизованої системи документообігу суду відомостей про набрання судовими рішеннями законної сили. Протягом року керівником апарату суду та головним спеціалістом суду з ІТ проводився моніторинг стану наповнення та встановлення ознаки ДНЗС на судових рішеннях через АСДС та Єдиний державний реєстр судових рішень.Робота в цій частині виконувалася.

Ведення в суді статистичної звітності здійснюється відповідно до вимог Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.06.2006 року № 55 (із змінами).

Радомишльським районним судом складаються звіти про роботу суду за наступними формами:

- квартальні звіти №№ 1-1-ОП «Звіт про оперативність розгляду місцевими загальними судами матеріалів кримінального провадження», 10 «Звіт про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах», 1-Л «Звіт судів першої інстанції про стан розгляду справ про злочини, передбачені статтями 209, 209-1, 306 КК України»;

- піврічні та річні №№ 1 «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку кримінального судочинства», 1-1 «Звіт судів першої інстанції про розгляд матеріалів кримінального провадження», 2-А «Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку адміністративного судочинства», 2-Ц  « Звіт судів першої інстанції про розгляд справ у порядку цивільного судочинства», 3 «Звіт про розгляд судами справ про адміністративні правопорушення та щодо осіб, які притягнуті до адміністративної відповідальності», 4 «Звіт щодо звернення до виконання рішень судів у частині майнових стягнень», 6 «Звіт про кількість осіб, засуджених, виправданих, справи щодо яких закрито, неосудних, до яких застосовано примусові заходи медичного характеру та види кримінального покарання», 7 «Звіт про склад засуджених», 8 «Звіт про неповнолітніх засуджених».

3. Організаційні питання роботи канцелярії суду (дотримання термінів та якість заповнення документів первинного обліку в електронному та паперовому  вигляді, складання номенклатур, формування справ, ведення архіву, порядок обліку речових доказів та ін.).

Уся вхідна кореспонденція суду реєструвалася в автоматизованій системі документообігу суду (надалі – АСДС) відповідно до Положення про АСДС.

Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймаються і опрацьовуються користувачами автоматизованої системи, і реєструються в АСДС в день її надходження.

Після реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції суду відповідальним працівником канцелярії - секретарями суду   Бойченко Т.М. та Семенчук О.М. роздруковуються реєстри вхідної та вихідної кореспонденції, які підшивається в окремі номенклатурні справи.також на підставі загальної вихідної кореспонденції формувалися реєстри кур»єрської, простої, рекомендованої, внутрішньої передачі та з вихідної електронної пошти.

Також секретарем суду Бойченко Т.М. на підставі  автоматичного розподілу судових справ, після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю окремо. Після чого справи передаються головуючому судді для розгляду під підпис у реєстрі. Відповідні реєстри підшиті в окремі номенклатурні справи та знаходяться в канцелярії суду.

Номенклатура справ Радомишльського районного суду на 2015 рік затверджена головою суду 25 грудня 2014 року, схвалена протоколом ЕК  Радомишльського районного суду 26.11.2012 №14 та погоджена протоколом засідання ЕПК Державного архіву Житомирської області 16.01.2013 року № 1 що відповідає вимогам п.п. 10.3., 10.9. Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.         Зведена номенклатура установи затверджується раз на п»ять років,  в разі  внесення змін у відповідному році уточнюється, передруковується та затверджується головою суду.

Непроцесуальні документи формуються у справи за допомогою АСДС відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Організаційно-розпорядчі документи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

Формування і оформлення судових справ суду здійснювалося секретарями судових засідань відповідно до вимог Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 17.12.2013 року № 173 (надалі – Інструкція з діловодства), та вимог процесуального законодавства.

Відповідальним працівником за роботу з речовими доказами в суді призначена секретар суду  Бойченко Т.М.

В суді для обліку речових доказів ведеться журнал обліку речових доказів.

Кожний аркуш журналу пронумерований, журнал прошнурований і скріплений гербовою печаткою.

В журнал відомості про речові докази по кримінальних провадженнях (справах) вносяться в день надходження даних справ.

Для зберігання речових доказів у суді є окреме приміщення, яке знаходиться в підвалі. Однак, дане приміщення не обладнане охоронною та протипожежною сигналізацією,  двері не оббиті металом.       В разі необхідності речові докази зберігаються у сейфі канцелярії суду.

Наказом голови Радомишльського районного суду від 02 січня 2015 року № 6 відповідальною за зберігання та використання гербової печатки суду визначено керівника апарату суду, а відповідальними за зберігання та використання всіх інших печаток та штампів суду призначено  секретарів суду.

Облік печаток і штампів ведеться у журналі обліку печаток і штампів суду, який ведеться належним чином, пронумерований, прошитий та скріплений гербовою печаткою.

Печатки і штампи суду зберігаються у сейфах та металевих шафах.

Справи (матеріали кримінального провадження) видаються для ознайомлення апаратом суду за резолюцією голови суду, судді на підставі письмової заяви.

В суді належним чином ведеться журнал видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення, із зазначенням дати, години видачі.

Ознайомлення з матеріалами справи (матеріалами кримінального провадження) проводиться виключно у приміщенні суду та у присутності працівника апарату суду.

4. Ведення судової статистики: порядок складання та подання звітів, якість та дотримання термінів.

Статистичні звіти про роботу суду формуються автоматично за допомогою автоматизованої системи документообігу суду комп’ютерною програмою «Д-3», на підставі відповідних документів первинного обліку справ і матеріалів.

Статистичні звіти за відповідні звітні періоди подаються в електронному вигляді до ТУ ДСА України в Житомирській області та паперовому вигляді з обов’язковим їх підписанням головою суду або особою, яка її замінює, а також виконавцем.  

Оригінали статистичних звітів суду підписані головою суду або особою, яка її замінює і виконавцем, підшиваються в окрему номенклатурну справу та постійно зберігаються в суді, а також відповідають статистичним звітам (за змістом та за оформленням), що подані до територіального управління.

Наказами керівника апарату суду від 05 січня 2015 року № 5_призначено відповідальними за формування картки на особу, стосовно якої розглянуто матеріали кримінального провадження, помічників суддів.

Відповідальною особою за надання інформації про кількість сформованих карток на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, наказом керівника апарату суду від 05 січня 2015 року  № 6 призначено секретаря суду Бойченко Т.М.

Відповідальними особами щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, наказами керівника апарату суду від 05 січня 2015 року № 5 від, а також відповідальними особами щодо заповнення карток форми 2-К, призначено Плясунову О.В. наказом від 06 січня 2015 року № 10

Наказом керівника апарату суду від 05  січня 2015 року № 8 відповідальною особою за формування статистичних звітів форми № № 1-1-ОП, 1, 1-1, 1-Л, 6-8 призначено секретаря суду Бойченко Т.М..

Наказами керівника апарату суду від 05 січня 2015 року  № 8     відповідальними особами  за формування статистичних звітів форм №№ 2-Ц та № 10  призначено старшого секретаря суду  Виноградову Т.М., звітів форм  №№ 3, 2-А – секретаря суду  Плясунову О.В.

5. Використання в суді програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів (звіти формуються: автоматично чи в ручному режимі). Повнота та своєчасність заповнення в АСДС карток первинного обліку справ та матеріалів. Проблемні питання, які виникали у судів при роботі з автоматизованою системою документообігу суду, шляхи їх вирішення.

Внесення  інформації до обліково-статистичних карток на справи всіх категорій здійснюється відповідальними працівниками суду відповідно до їхніх обов’язків. Інформація про рух справи вноситься до автоматизованої системи документообігу суду у день ухвалення відповідного судового рішення або проведення певних дій у справі, що відповідає вимогам п.3.6. Інструкції з діловодства.

 Звіти про стан здійснення правосуддя Радомишльським районним судом формуються в автоматичному режимі за допомогою автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3».

Однією із об’єктивних причин та проблем, що впливає на якість здачі звітів судом, а особливо річних, залишається випуск нових версій КП «Д-3», часта зміна шаблонів та шаблонів УЛК перед та під час звітного періоду (в період святкових та неробочих днів).  

Крім того, в рамках реалізації проекту щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу та з метою популяризації серед громадян в приміщенні Радомишльського районного суду розміщено інформаційний плакат «Електронний суд».

      Керівником апарату суду щотижнево аналізуються статистичні відомості з додаванням переліку судових рішень, внесених до Єдиного державного реєстру судових рішень судом з метою  належної організації роботи по наповненню ЄДРСР та безумовного виконання  вимог Закону України «Про доступ до судових рішень», постанови Кабінету Міністрів України від 26.05.2006 р. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» .

       За результатами  звітів в 2015 році підготовлені аналітичні дослідження про стан здійснення правосуддя та здійснено у ручному режимі розрахунок показників середньомісячного навантаження та надходження справ до суду, а також показники щодо розгляду, залишку та порушення строків розгляду справ та матеріалів.

Щомісячно Радомишльським районним судом проводиться моніторинг та узагальнюється інформація з питань  проведення  спільних звірок  правоохоронних органів та  судом щодо результатів розгляду кримінальних проваджень,  направлених до суду та картки на особу стосовно якої розглянуто матеріали кримінального провадження..

6. Проведення навчань у апараті суду для спеціалістів з питань діловодства та судової статистики. Участь спеціалістів з судової статистики у семінарах, відеоконференціях з питань судової статистики.

Протягом звітного періоду в Радомишльському районному суді проводилися  внутрішні навчання з працівниками апарату суду, згідно затвердженого плану навчань з працівниками апарату суду, з наступних питань: практичного застосування автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3»; проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з питань практичного застосування Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ; Положення про автоматизовану систему документообігу суду; Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, затверджених зборами суддів Радомишльського районного суду від 02 жовтня 2015 року ; Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження тощо.

     З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і причин, що сприяють їх виникненню, керівником апарату суду  постійно надаються роз’яснення з актуальних питань, а саме, щодо правильної реєстрації судових справ, матеріалів і відображення їх у статистичних звітах, практична та методична допомога.

7. Реалізація матеріалів перевірок з питань діловодства та судової статистики (оперативні наради тощо).

На виконання плану роботи суду на перше та друге півріччя 2015 року, відповідно до ст. 152 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд» від 12.02.2015 № 192-VIII керівником апарату суду було проведено аналіз організації роботи Радомишльського районного суду щодо своєчасного внесення до автоматизованої системи документообігу суду відомостей щодо набрання (скасування набрання) судовими рішеннями законної сили та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень за перший квартал 2015 року в період з 01.01.2015 по 31.03.2015 та в період з 01.01.2015 по 15 12.2015, строків здачі справ до канцелярії суду, порядку опрацювання вхідної кореспонденції та реєстрації її в автоматизованій системі документообігу суду тощо.

Відповідні інформації було розглянуто на оперативних нарадах працівників Радомишльського  районного суду  та вказано працівникам апарату суду при виконанні своїх посадових обов’язків неухильно дотримуватися вимог процесуального законодавства, Інструкції з діловодства, вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду та усунути, зазначені у даних інформаціях, недоліки і в подальшому не допускати вказаних порушень. 

Також, дані результати матеріалів перевірок з питань діловодства та судової статистики були враховані при визначенні розміру преміювання відповідальних працівників відповідно до Положення про преміювання.

Враховуючи викладене та результати проведеного аналізу організації  обліково -0 статистичної роботи Радомишльського районного суду можна дійти висновку, що в суді приділяється значна увага питанню здійснення організаційного забезпечення роботи суду, відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та інших нормативно-правових актів України.

З метою поліпшення обліково-статистичної роботи у наступному звітному періоді необхідно здійснити наступні заходи:

- розглянути на оперативній нараді працівників суду аналіз стану обліково -статистичної роботи у Радомишльському районному суді Житомирської області за 2015 рік;

- враховувати результати перевірок організації роботи суду під час проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них завдань та при визначенні розміру преміювання;

- проводити навчання з працівниками апарату суду з питань ведення діловодства та судової статистики, а також участь працівників апарату суду в дистанційній формі навчання щодо роботи з КП «Д-3»;

- в плані роботи суду на наступний звітний період передбачити проведення аналізу організації роботи Радомишльського районного суду.

Голова суду                                                              Л.В. Свінцицький