Аналіз обліково - статистичної роботи за 2014 рік

АНАЛІЗ

стану обліково-статистичної роботи

в   Радомишльському районному суді Житомирської області

за  2014 рік

     Відповідно до плану роботи  Радомишльського районного суду на друге  півріччя 2014 року на підставі листа  ТУ ДСА України щодо подання звітів за  2014 рік,  мною керівником апарату суду проведений аналіз стану обліково-статистичної роботи в Радомишльському районному суді  Житомирської області за  2014 рік.

     Протягом  2014 року  в апараті суду проведена значна робота щодо підвищення рівня організації обліково-статистичної роботи. З метою належної організації діловодства в суді в цілому, та в частині ведення обліково-статистичної роботи, зокрема, а також надання практичної і методичної допомоги праці  в 2014 році  проведені перевірки щодо вивчення стану організації роботи з ведення діловодства в апараті суду: формування реєстрів передачі судових справ та документів суддям та працівникам апарату суду, реєстрів вхідної та вихідної кореспонденції, реєстрів кур»єрської, простої, рекомендованої кореспонденції, ведення обліково – статистичних карток на судові справи  в  КП Д-3 та строки передачі справ до канцелярії суду секретарями судових  засіданнь.

     Вказані перевірки проведені відповідно до планів, які затверджені  керівником апарату.

     Водночас під час перевірок керівником апарату були надані відповідні роз’яснення працівникам апарату судів по всім питанням, які викликають труднощі у роботі.

     Слід зазначити, що у 2014 році стан організації діловодства у порівнянні з попередніми роками, покращився. Судом прийняті заходи щодо усунення недоліків, встановлених в ході попередніх перевірок.

     За результатами вивчень, проводяться оперативні наради з суддями та працівниками апарату суду, де висвітлюються найбільш актуальні та проблемні питання, виявлені у ході проведення вивчень стану діловодства, які спрямовані на надання практичної та методичної допомоги працівникам апарату суду.

     Слід зазначити, що при проведенні вищезазначених вивчень стану організації забезпечення діяльності суду значна увага приділяється таким аспектам судового адміністрування, як загальні питання організації діяльності канцелярії суду, оформлення та ведення секретарями судового засідання судових справ та матеріалів, звернення судових рішень до виконання, організації обліково-статистичної роботи, організації та контролю за веденням архівної справи, розміщення судових рішень у Єдиному державному реєстрі.

     Проведені перевірки показали, що, в цілому, реєстрація справ і матеріалів, що надходять до Радомишльського районного суду здійснювалась відповідно до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах від 17.12.2013 р., зі змінами та доповненнями, Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Ведення діловодства  в Радомишльському районному суді здійснювалося  за допомогою автоматизованої системи документообігу суду, при цьому своєчасно використовувались впроваджені оновлення чергових версій програми.

      Особливу увагу при веденні обліково – статистичної роботи в 2014  році  звернуто на :

     -  реєстрацію справ та матеріалів, у зв’язку із чим,  особливу увагу працівниками апарату суду  звернуто на положення розділу 2 діючої Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах: після реєстрації всі  судові справи та матеріали, що надійшли до суду підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках шляхом заповнення даних в автоматизованій системі документообігу  суду.

- перереєстрацію  залишків нерозглянутих справ(матеріалів) з 2013 року на  2014 рік.

-  заповнення обліково-статистичних карток на справи та матеріали. Тут звернуто увагу на той факт, що саме картки є первинним документом, за яким справа (матеріал) обліковується у звітах про роботу суду. Таким чином, саме якісне та своєчасне  заповнення зазначених карток або реєстраційних журналів призводить  до  належного формування статистичної звітності за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

     - роздрукуванню обліково-статистичних карток засобами АСДС : роздрукування проводиться після остаточного розгляду судовї справи та передачі її до канцелярії суду. Відповідальний працівник апарату суду не пізніше наступного дня  після передачі справи до канцелярії суду  вносить всі відповідні відмітки в ОСК, та ОСК роздруковується. Після друкування відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку. Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження роздруковуються на розміщуються у спеціальному наряді до кінця року.

     -  правильність та достовірность заповнення списків справ призначених суддею до розгляду, так як їх правильне ведення призводить до належного  заповнення обліково-статистичних карток; виготовлення списків проводиться через автоматизовану систему документообігу суду секретарями судового засідання.

 Слід відмітити, що значна кількість порушень у ведені обліково-статистичної роботи приходиться на той період, коли працівники канцелярії суду знаходяться на лікарняному або у відпустці. Особи, які їх заміщують на цей час, не дуже обізнані, але намагаються якнайкраще виконати заміщення відсутніх працівників.

     З метою усунення недоліків в організації обліково-статистичної роботи і причин, що сприяють їх виникненню, керівником апарату суду  постійно надаються роз’яснення з актуальних питань, а саме, щодо правильної реєстрації судових справ, матеріалів і відображення їх у статистичних звітах, практична та методична допомога.

     З метою організації підвищення кваліфікації працівників апарату судів, які займаються судовою статистикою, проведено наступну роботу.

     У рамках підвищення професійного рівня та ділової кваліфікації працівників апарату суду  в грудні місяці 2013 року розроблено та затверджено  Програму  проведення виробничого навчання та підвищення кваліфікакції працівників апарату суду на 2014 рік. Відповідно до цієї Програми з працівниками апарату суду проводилися тренінги та семінарські заняття  з питань ведення діловодства, судової статистики,  передача справ до архіву суду,  вивчення оновлень  та запровадження їх в КП Д- З. Особливу увагу звернута на вивчення положень нової Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, затвердженої 17 грудня 2013 року та введено в дію з 01 січня 2014 року.

     Щомісячно Радомишльським районним судом проводиться моніторинг та узагальнюється інформація з питань  проведення спільних звірок  правоохоронних органів та  судом щодо результатів розгляду кримінальних проваджень,  направлених до суду та картки на особу стосовно якої розглянуто матеріали кримінального провадження..

За звітний період було здійснено обробку статистичної інформації, яка  розміщена на відповідних сторінках веб-сайту суду.

     З метою встановлення недоліків та проблем, що негативно впливають на стан обліково-статистичної роботи, на протязі  2014 року  працівниками апарату суду  проведені аналізи:

-  аналіз стану обліково – статистичної роботи за 2013 року  та 1 півріччя 2014 року;

-  аналіз стану здійснення правосуддя  Радомишльським районним судом за  2013 та 1 півріччя 2014 року

- щоквартально - аналіз стану розгляду звернень громадян та юридичних осіб за 2013 рік та в 2014 році.

- аналіз причин скасування та зміни судових рішень за  2013 рік та 1 півріччя 2014 року.

- щоквартально – визначалося навантаження на суддів по розгляду судових справ за 2013 рік.

- щоквартально проводиться аналіз  кількісних та якісних показників роботи суддів.

-  щомісячно - аналіз розгляду судом запитів на публічну інформацію, що знаходиться у володінні суду.

- проведено  оцінку та анліз ефективності дяільності суду за 1 півріччя та 2013 рік, 1 півріччя 2014 року , інформацію розміщено на офіційному веб – сайті.

 Крім цього узагальнено:

-                     розгляд судом  справ за клопотанням слідчого чи прокурора за 2013 рік.

-                     аналіз розгляду судом  цивільних справ окремого провадження за 2013 рік;

-        узагальнення розгляду судом  справ, що виникають з сімейних правовідносин в 1 півріччі 2014 року;

-  узагальнення розгляду судом справ про адміністративні правопорушення передбачені ст.130 КУпАП;

     Вищезазначені аналізи та узагальнення  обговорювалися на оперативних нарадах та прийняття заходів по усуненню недоліків, встановлених на тих чи інших ділянках роботи судів, та недопущенню їх у подальшій роботі.

 Згідно плану роботи суду деякі аналізи, проводяться щорічно або кожні півроку. Наприклад, проведення аналізу звернень громадян, аналіз щодо наповнення Єдиного Державного реєстру судових рішень, аналіз стану здійснення правосуддя Радомишльським районним судом, навантаження суддів. Проведення аналітичних досліджень по конкретним проблемним питанням допомагає виробити певну практику вирішення цих питань, виявити негативні моменти та наслідки і внести конкретні пропозиції і рекомендації по поліпшенню стану організації роботи на конкретній ділянці.

     Керівником апарату суду щотижнево аналізуються статистичні відомості з додаванням переліку судових рішень, внесених до Єдиного державного реєстру судових рішень судом з метою  належної організації роботи по наповненню ЄДРСР та безумовного виконання  вимог Закону України «Про доступ до судових рішень», постанови Кабінету Міністрів України від 26.05.2006 р. № 740 «Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень» .

      За результатами  звітів в 2014 році підготовлені аналітичні дослідження про стан здійснення правосуддя та здійснено у ручному режимі розрахунок показників середньомісячного навантаження та надходження справ до суду, а також показники щодо розгляду, залишку та порушення строків розгляду справ та матеріалів.

    До ТУ ДСА України в Житомирській області здані та прийняті статистичні звіти за підсумками роботи Радомишльського районного суду  за 1 півріччя 2014 року та 2014 рік. Звіти формувалися в автоматичному режимі за допомогою  КП Д-3. Також судом в автоматичному режимі  були сформовані звіти за формами 6- 8, та надіслані до ТУ.

           Щомісячно  проводяться  усні перевірки правильності внесеної інформації в картки на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи у 1 півріччі  2014 року та за 2014 рік, на підставі яких формуються зведені звіти ТУ ДСА України в Житомирській області за формами № 6-8.

         Відповідно до Методичних рекомендацій про порядок розгляду питань та підготовки матеріалів щодо призначення чи обрання на посаду судді, переведення судді до іншого суду, звільнення з посади судді готуються довідки про показники роботи суддів Радомишльського районного суду Житомирської області щоквартально.

       В січні місяці 2014 року в  Радомишльському  районному суді відбулась підсумкова нарада суддів та працівників апарату суду по підсумках роботи за 2013 рік.

      Суддями та працівниками  апарату суду надавалися відповіді на запити установ, організацій різних форм власності та скарги (заяви) від громадян.

 Затверджено план роботи архіву суду  на 2014 рік. Проведені засідання ЕК  Радомишльського районного суду  по відбору та знищенню справ.

          Працівниками апарату  Радомишльського районного суду до ТУ ДСА України в Житомирській області, апеляційного суду Житомирської області щоквартально  направлялися:

·  Звіт за формою № 1- ОП та № 1- Л

·     Інформацію про кількість направлених статкарток  за  1 півріччя  2014 року.

·    Аналітичну інформацію про виконання   Плану заходів  по боротьбі з корупцією за 1 квартал  2014 року та 1 півріччя 2014 року, 9 місяців 2014 року та 2014 рік.

·          інформацію про державних службовців, притягнутих до відповідальності за корупційні діяння.

·       інформацію про кількість направлених судових рішень до ЄДРСР.

·   Інформація про кількість кримінальних справ, що перебувають в провадженні суду більше 6 місяців.

· Інформацію про кількість цивільних справ, що перебувають в проваджені суду більше 6 місяців.

·    Інформацію про кількість судових рішень, які містять посилання на рішення Європейського Суду з прав людини.

·               Інформацію щодо осіб,  до яких судом застосовано запобіжний захід у вигляді тримання під вартою.

       З урахуванням вищенаведеного, з метою покращення стану обліково-статистичної роботи у суді  та недопущення помилок у статистичній звітності суду, вважаю за доцільне:

      1 Посилити контроль за веденням обліково-статистичної роботи, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації судових справ і матеріалів та заповненню документів первинного обліку в  автоматизованій системі документообігу суду,т оскільки повне та своєчасне заповнення обліково-статистичних карток, в першу чергу, вплине на якість звітів, в тому числі на їх формування в автоматичному режимі ;

 2. Посилити контроль за своєчасним та правильним заповненням карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу  та картки обліку сум збитків.

3. Планувати і проводити навчання з працівниками апаратів суду, які займаються питаннями судової статистики;

 4. Включати в плани роботу суду проведення занятть з працівниками канцелярії суду  щодо аналізу помилок, які допускаються під час складання статистичних звітів, з метою їх подальшого виключення;

 5. Обговорити даний аналіз обліково-статистичної роботи з суддями та працівниками апарату суду  на нараді.

 6  Надавати методичну та практичну допомогу працівникам апарату з питань обліково-статистичної роботи та діловодства, в тому числі після відповідних оновлень автоматизованої системи документообігу, з метою усунення проблем, що виникають під час роботи з нею;